Mit WebGIS: KVB erzielt Zeitersparnis und umfassende Reports

Mit WebGIS aktuelle und breite Datenbasis für Bedarfsplanung

In der Bedarfsplanung wird die aktuelle Versorgungssituation überprüft.

Eine Vielzahl von Daten und Informationen sind dafür notwendig, wie zum Beispiel: Ort und Größe der bestehenden Praxen, tagesaktuelle Änderungen bei Arztsitzen, Zuordnung der Gemeinden zu den Planungsbereichen, Einwohner, Fahrtzeiten etc. „Im WebGIS werden genau diese Daten und Veränderungen visualisiert und automatisch aktuell angezeigt“, sagt Havemann. Die im WebGIS erzeugten Karten und Reports dienen als Entscheidungsgrundlage für den Landesausschuss, der vier Mal jährlich die Versorgungssituation prüft und in der Konsequenz über Zulassungsmöglichkeiten bzw. -sperren entscheidet. „Nach jeder Sitzung werden circa 2.200 Karten und mehr als 1.000 Reports automatisch erzeugt und abgelegt“, so Havemann. Er fährt fort: „Im WebGIS stehen immer alle Datenstände zur Verfügung – die tagesaktuellen und die historischen. Seit der WebGIS-Einführung haben wir im Vergleich zu früher eine deutlich aktuellere und breitere Daten- und Informationsbasis.“

Zum Bild: Anhand von Patientenströmen ist zu sehen, ob der neue Praxisstandort zur Verbesserung der Versorgungssituation beiträgt. Die dafür genutzten Patientendaten (jedes Quartal ca. 30 Mio.) werden geokodiert und anonymisiert.

Täglicher Einsatz des WebGIS in der Bedarfsprüfung

In der Bedarfsprüfung ist das WebGIS täglich im Einsatz.  Zur Klärung der Versorgungssituation in den verschiedenen Antragsverfahren werden pro Jahr circa 2.000 Prüfaufträge bearbeitet. Insbesondere muss geklärt werden, ob es Versorgungsdefizite gibt und der Bedarf dauerhaft besteht. Dafür gilt es umfangreiche Daten zu analysieren: Struktur, Zuschnitt, Lage und Infrastruktur des Planungsbereiches, in dem ein Arzt eine Sonderbedarfszulassung erhalten möchte. Daneben sind geografische Besonderheiten, Verkehrsanbindung, Fahrtzeitermittlung, Verteilung der niedergelassenen Ärzte, Abrechnungsdaten, Umsatzstatistiken von vier Quartalen usw. zu prüfen. Ein ähnlicher Aufwand entsteht bei der Prüfung von Filialeröffnungen. „Früher mussten die Mitarbeiter alle Informationen aus neun unterschiedlichen Systemen recherchieren und manuell zusammenführen. Über einen Internetroutenplaner wurde für jeden einzelnen Arzt die Entfernung zur beantragten neuen Praxis ermittelt, bei Praxen für Kinder zusätzlich die Reisezeit mit den öffentlichen Verkehrsmitteln“, schildert Thomas Havemann. 

Durch WebGIS Zeitaufwand enorm gesenkt

Das WebGIS bündelt alle benötigten Informationen und stellt diese durch automatisierte Abfragen zur Verfügung. Havemann weiß: „Früher betrug der Aufwand in der Bedarfsprüfung pro Antrag nur für die Datenauswertung ungefähr eineinhalb bis zwei Tage. Für eine nötige ÖPNV Abfrage kam nochmal ein halber Tag dazu. Heute sind Auswertung und Report inklusive ÖPNV Abfrage nach circa 15 – 20 Minuten erledigt.“ Der Zeitaufwand ist auch in der Bedarfsplanung erheblich geschrumpft. Laut Havemann hätte früher ein Mitarbeiter insgesamt zwei Monate pro Jahr nur daran gesessen, um eine Schnellübersicht für die Sitzungen der Landesausschüsse zu erstellen. Eine solche Schnellübersicht erhalten die Mitarbeiter heute nach drei Klicks im WebGIS. 

Schnellere Bearbeitung von Anträgen und bessere Erfüllung des Auftrags

Havemanns Fazit: „Wir konnten hohe manuelle Aufwände reduzieren, erzeugen in kürzerer Zeit doppelt so viele Karten und umfassendere Informationen. Die Reports sind einheitlich und damit besser vergleichbar. Das alles führt dazu, dass wir unserer Ermittlungspflicht besser nachkommen und Anträge schneller bearbeiten können.“ Dabei sind die 160 Mitarbeiter, die das WebGIS nutzen, keine Geomarketing-Experten, sondern Verwaltungsangestellte und Juristen. Bis 2017 hatte keiner mit geografischen Analysen und GIS zu tun. Trotzdem war das neue System schnell ausgerollt und die Mitarbeiter nach einmaligen ein bis drei Stunden Gruppenschulung fit in der WebGIS-Nutzung.